ஒரு நல்ல திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பை குழு தவறவிட்டால், ஒரு ஐடி திட்டம் தோல்வியடைவதை நீங்கள் காணலாம். தெளிவான விவரக்குறிப்பு இல்லாமல், குழு பெரும்பாலும் குழப்பமடைகிறது. இந்த திட்டம் நோக்கம் சிதறக்கூடும் மற்றும் தயாரிப்பு இலக்குகளைத் தவறவிடலாம். பங்குதாரர்கள் தயாரிப்பு அல்லது திட்டத்திற்கு என்ன தேவை என்பதில் உடன்படாததால் பல ஐடி திட்டங்களுக்கு சிக்கல்கள் உள்ளன.
ஒரு விரிவான விவரக்குறிப்பு அனைத்து பங்குதாரர்களுக்கும் உண்மைகளைக் கண்டறிய ஒரே இடத்தை வழங்குகிறது.
இந்த விவரக்குறிப்பு பெரிய இலக்குகளை தெளிவான, எளிதான வளர்ச்சிக்கான படிகளாக மாற்றுகிறது.
குறைவான அபாயங்கள் மற்றும் குறைவான வீணான வேலைகளுடன், மேம்பாட்டு செயல்முறை எளிதாகிறது.
நீங்கள் விவரக்குறிப்பில் இணக்கம் மற்றும் இடர் மேலாண்மையைச் சேர்க்கும்போது, ஒவ்வொரு பங்குதாரரும் ஒரே பக்கத்தில் இருக்க உதவுகிறீர்கள்.
நீங்கள் விலையுயர்ந்த மறுவேலைகளை நிறுத்தி, தயாரிப்பை முன்னோக்கி நகர்த்துகிறீர்கள்.
ஒரு நல்ல திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்புடன், உங்கள் IT தயாரிப்பு மேம்பாடு வெற்றிபெற உதவுகிறீர்கள்.
முக்கிய எடுத்துக்காட்டுகள்
தெளிவான திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு, குழுக்கள் சிறப்பாக இணைந்து செயல்பட உதவுகிறது. இது குழப்பத்தை நிறுத்தி, திட்டத்தை சரியான நேரத்தில் மற்றும் பட்ஜெட்டுக்குள் முடிக்க உதவுகிறது.
போன்ற அனைத்து முக்கிய பகுதிகளையும் சேர்த்தல் அருஞ்சொற்பொருள், தயாரிப்பு சுருக்கம், செயல்பாட்டு மற்றும் செயல்பாட்டு அல்லாத தேவைகள் மற்றும் பாதுகாப்பு ஆகியவை ஒரு வலுவான மற்றும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட திட்டத்தை உருவாக்குகின்றன.
தெளிவற்ற சொற்கள், சொற்களஞ்சியம் இல்லாதது, அதிக விவரங்கள் அல்லது தேவை வகைகளைக் கலப்பது போன்ற பொதுவான தவறுகளைச் செய்யாதீர்கள். இது திட்டத்தைத் தொடர்ந்து பாதையில் வைத்திருக்க உதவுகிறது.
திறமையான நிபுணர்களுடன் இணைந்து பணியாற்றி, அனைத்து பங்குதாரர்களையும் முன்கூட்டியே சேர்த்துக் கொள்ளுங்கள். இது சிறந்த தேவைகளை உருவாக்க உதவுகிறது மற்றும் திட்ட வெற்றியை மேம்படுத்துகிறது.
உங்கள் விவரக்குறிப்பை அடிக்கடி சரிபார்த்து புதுப்பிக்கவும். இது சிக்கல்களை முன்கூட்டியே கண்டறிய உதவுகிறது மற்றும் வாடிக்கையாளருக்குத் தேவையானதைப் பொருத்தமாக திட்டத்தை வைத்திருக்க உதவுகிறது.
திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு முக்கியத்துவம்
எந்தவொரு ஐடி தயாரிப்புக்கும் திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு மிகவும் முக்கியமானது. உங்கள் குழு ஒன்றாக வேலை செய்ய உங்களுக்கு தெளிவான விவரக்குறிப்பு தேவை. இது அனைவருக்கும் என்ன செய்ய வேண்டும், இலக்குகள் என்ன என்பதை அறிய உதவுகிறது. உங்களிடம் நல்ல விவரக்குறிப்பு இல்லையென்றால், மக்கள் குழப்பமடையக்கூடும். இது நேரத்தை வீணடித்து, காலக்கெடுவைத் தவறவிடக்கூடும். வலுவான விவரக்குறிப்பு உங்கள் குழுவுடன் பேசவும் சிறப்பாகத் திட்டமிடவும் உதவுகிறது. இது அபாயங்களை நிர்வகிக்கவும் உதவுகிறது. திட்டம் எவ்வளவு சிறப்பாகச் செல்கிறது என்பதைச் சரிபார்க்க இதைப் பயன்படுத்தலாம்.
பகிரப்பட்ட புரிதல்
உங்கள் தயாரிப்புக்கு என்ன தேவை என்பதை உங்கள் குழு அறிய வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள். ஒரு நல்ல விவரக்குறிப்பு அனைவரையும் ஒன்றிணைக்கிறது. டெவலப்பர்கள், சோதனையாளர்கள், வணிக ஆய்வாளர்கள் மற்றும் தயாரிப்பு உரிமையாளர்களை நீங்கள் ஆரம்பத்தில் சேர்த்தால், நீங்கள் ஒரு பொதுவான புரிதலை உருவாக்குகிறீர்கள்.
குழப்பத்தைத் தடுக்க அணிகள் உண்மையான உதாரணங்களையும் எளிய வார்த்தைகளையும் பயன்படுத்துகின்றன.
பட்டறைகள் மற்றும் கூட்டங்கள், திட்டத்திற்கு என்ன தேவை என்பதை அனைவரும் ஒப்புக்கொள்ள உதவுகின்றன.
ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களைப் பற்றிப் பேசுவது மறைக்கப்பட்ட சிக்கல்களைக் கண்டறிந்து தவறுகளை நிறுத்த உதவுகிறது.
ஒவ்வொரு பங்குதாரரும் தங்கள் கருத்துக்களைப் பகிர்ந்து கொள்ளலாம், இது விவரக்குறிப்பை சிறந்ததாக்குகிறது.
தயாரிப்பு மேலாளர்கள், பொறியாளர்கள் மற்றும் வணிக பங்குதாரர்கள் இணைந்து செயல்படும்போது, அவர்கள் வாடிக்கையாளர் பிரச்சினைகளை சிறப்பாகப் புரிந்துகொண்டு கூடுதல் தகவல்களைப் பகிர்ந்து கொள்கிறார்கள் என்பதை வழக்கு ஆய்வுகள் காட்டுகின்றன. இது தயாரிப்பை சிறப்பாகவும், திட்டத்தை மேலும் வெற்றிகரமாகவும் ஆக்குகிறது.
செலவு மற்றும் நேர மதிப்பீடுகள்
விரிவான திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு செலவு மற்றும் நேரத்தை சிறப்பாக யூகிக்க உதவுகிறது.
நீங்கள் சரியான வேலைகளை சரியான நபர்களுக்குக் கொடுக்கலாம், யாருக்கும் அதிக வேலை கொடுக்கக்கூடாது.
நல்ல யூகங்கள் நியாயமான காலக்கெடுவை நிர்ணயிக்கவும், பங்குதாரர்கள் உங்களை நம்ப வைக்கவும் உதவுகின்றன.
மதிப்பீடுகளுக்கு உதவ குழுவை அனுமதித்தால், உங்களுக்கு சிறந்த முடிவுகளும் குறைவான ஆச்சரியங்களும் கிடைக்கும்.
பழைய திட்டத் தரவைப் பயன்படுத்துவதும் தெரியாதவற்றைப் பற்றிய நேர்மையான பேச்சுகளும் பட்ஜெட்டை மீறுவதையோ அல்லது காலக்கெடுவைத் தவறவிடுவதையோ தவிர்க்க உதவும்.
மதிப்பீட்டு குறிப்பு
ஒரு திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு என்பது முன்னேற்றத்தையும் தரத்தையும் சரிபார்க்கும் ஒரு கருவியாகும்.
முன்னேற்றத்தைச் சரிபார்க்க வெவ்வேறு மாதிரிகள் விவரக்குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தும் விதம் இங்கே:
மாதிரி/முறை | விவரக்குறிப்புகளை இது எவ்வாறு பயன்படுத்துகிறது | சூழல் |
|---|---|---|
திட்ட வெற்றி அளவீட்டு கட்டமைப்பு | நிர்ணயிக்கப்பட்ட விதிகளைப் பயன்படுத்தி தொழில்நுட்ப, பங்குதாரர் மற்றும் தயாரிப்பு தரத்தை சரிபார்க்கிறது. | ஐ.டி திட்டங்கள் |
பல அளவுகோல் முடிவு உதவி | பங்குதாரர்களால் உருவாக்கப்பட்ட விதிகளை அமைத்து சரிபார்க்கிறது. | மென்பொருள் மேம்பாடு |
பகுப்பாய்வு நெட்வொர்க் செயல்முறை | திட்டத்தின் வெற்றியைச் சரிபார்க்க விதிகளை எடைபோடுகிறது. | மென்பொருள் திட்டங்கள் |
இலக்கு கேள்வி அளவீடு | இலக்குகளையும் சரிபார்ப்புகளையும் பங்குதாரர் தேவைகளுடன் பொருத்துகிறது. | ஐஎஸ் திட்டங்கள் |
முன்னேற்றத்தைச் சரிபார்க்க நீங்கள் ஒரு விவரக்குறிப்பைப் பயன்படுத்தும்போது, தயாரிப்பு சம்பந்தப்பட்ட அனைவரின் இலக்குகளையும் தேவைகளையும் பூர்த்தி செய்கிறது என்பதை உறுதிசெய்கிறீர்கள்.
இடர் குறைப்பு
தெளிவான திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு, அபாயங்களை முன்கூட்டியே கண்டறிய உதவுகிறது.
நீங்கள் கட்டத் தொடங்குவதற்கு முன் விடுபட்ட தேவைகளைக் காணலாம் மற்றும் அவற்றை சரிசெய்யலாம்.
எல்லாவற்றையும் எழுதி வைப்பது பெரிய தவறுகளைத் தவிர்க்க அல்லது வேலையை மீண்டும் செய்ய வேண்டியிருப்பதைத் தவிர்க்க உதவும்.
அனைத்து பங்குதாரர்களும் விவரக்குறிப்புக்கு உதவினால், பிரச்சினைகள் மோசமடைவதற்கு முன்பு அவற்றைக் கண்டுபிடித்து சரிசெய்யலாம்.
ஒரு வலுவான விவரக்குறிப்பு உங்கள் திட்டத்திற்கு பல நல்ல விஷயங்களைத் தருகிறது. இது உங்கள் குழுவுடன் பேசவும், வாடிக்கையாளர் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யவும், திட்டத்தை சிறப்பாக முடிக்கவும் உதவுகிறது. தெளிவான தேவைகள், பகிரப்பட்ட இலக்குகள் மற்றும் நல்ல மேம்பாட்டு படிகளில் நீங்கள் கவனம் செலுத்தும்போது உங்கள் IT தயாரிப்பு வெற்றிபெற உதவுகிறது.
தொழில்நுட்ப விவரக்குறிப்பு ஆவண கூறுகள்
ஒரு வலுவான தொழில்நுட்ப விவரக்குறிப்பு ஆவணம் உங்கள் குழு என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை அறிய உதவுகிறது. தொழில்நுட்ப விவரக்குறிப்பில் அனைத்து முக்கிய பகுதிகளையும் நீங்கள் சேர்க்க வேண்டும். இது உங்கள் IT திட்டம் சிறப்பாகச் செல்வதை உறுதி செய்கிறது. ஒவ்வொரு பகுதியும் வாடிக்கையாளர்கள் விரும்பும் ஒரு தயாரிப்பை உருவாக்க உதவுகிறது. இது குழு சிறப்பாகச் செயல்படவும் நல்ல தயாரிப்பை உருவாக்கவும் உதவுகிறது. நீங்கள் விஷயங்களைத் தெளிவாகவும் ஒழுங்கமைக்கவும் செய்யும்போது, அனைவருக்கும் என்ன தேவை என்பதைப் புரிந்துகொள்வார்கள். இது தவறுகளைத் தடுக்கவும் உதவுகிறது.
சொற்களஞ்சியம்
உங்கள் தேவைகள் ஆவணத்தை எப்போதும் ஒரு சொற்களஞ்சியத்துடன் தொடங்க வேண்டும். இந்தப் பகுதி உங்கள் திட்டத்திற்கான முக்கியமான சொற்கள், சுருக்கெழுத்துக்கள் மற்றும் சொற்றொடர்களை பட்டியலிடுகிறது. ஒரு சொற்களஞ்சியம் அனைவரும் ஒரே மாதிரியான சொற்களைப் பயன்படுத்துவதை உறுதி செய்கிறது. இது குழப்பத்தைத் தடுக்க உதவுகிறது மற்றும் உங்கள் குழுவை ஒன்றாகச் செயல்பட வைக்கிறது.
ஒரு நல்ல சொற்களஞ்சியம் அணிகளுக்கு இடையே உள்ள சொற்களைப் பொருத்துகிறது மற்றும் மக்கள் பேச உதவுகிறது.
இது தெளிவான மற்றும் முழுமையான அர்த்தங்களைக் கொடுப்பதன் மூலம் குழப்பத்தை நிறுத்துகிறது.
சொற்களஞ்சியங்கள் தரவு விதிகளுக்கு உதவுகின்றன மற்றும் தரவை சிறந்ததாக்குகின்றன.
நல்ல குறிப்புகள் என்னவென்றால், அடிக்கடி புதுப்பித்துக்கொள்வது, அதே பாணியைப் பயன்படுத்துவது மற்றும் முக்கியமான வார்த்தைகளைத் தேர்ந்தெடுப்பது.
அதைச் சரியாக வைத்திருக்க ஒருவருக்கு சொற்களஞ்சிய உரிமையாளர் அல்லது தரவுப் பொறுப்பாளர் வேலையைக் கொடுங்கள்.
சிறந்த பயன்பாட்டிற்கு உங்கள் சொற்களஞ்சியத்தை தரவு பட்டியல்கள் மற்றும் வணிக கருவிகளுடன் இணைக்கவும்.
சொற்களஞ்சியம் சரியாக இருக்கும்படி அடிக்கடி சரிபார்த்து புதுப்பிக்கவும்.
குறிப்பு: உங்கள் தேவைகள் விவரக்குறிப்பில் ஒரு நல்ல சொற்களஞ்சியம் நீங்கள் நன்றாகச் செயல்படுகிறீர்களா என்பதைப் பார்க்க உதவுகிறது. மக்கள் எவ்வளவு அடிக்கடி வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துகிறார்கள் என்பதைக் கணக்கிட்டு, தரவு சிறப்பாக வருகிறதா என்று சரிபார்க்கலாம்.
தயாரிப்பு சுருக்கம்
தயாரிப்புச் சுருக்கம் நீங்கள் என்ன செய்ய விரும்புகிறீர்கள் என்பதற்கான ஒரு சுருக்கமான பார்வையை வழங்குகிறது. முக்கிய இலக்குகள், வாடிக்கையாளர்களுக்கு என்ன தேவை, உங்கள் தயாரிப்பு ஏன் சிறந்தது என்பதைச் சொல்ல இந்தப் பகுதியைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள். தேவைகள் ஆவணத்தின் இந்தப் பகுதி மீதமுள்ள விவரக்குறிப்பைத் தொடங்க உதவுகிறது.
இந்த தயாரிப்பு எதற்காகவும் அதன் முக்கிய அம்சங்களையும் கூறுங்கள்.
தயாரிப்பு வாடிக்கையாளர்களுக்கு சரிசெய்யும் பெரிய பிரச்சனைகளை பட்டியலிடுங்கள்.
பெரிய வணிகம் அல்லது ஐடி திட்டத்தில் தயாரிப்பு எவ்வாறு பொருந்துகிறது என்பதைக் காட்டுங்கள்.
சுருக்கத்தை சுருக்கமாகவும் எளிமையாகவும் வைத்திருங்கள்.
தெளிவான தயாரிப்பு சுருக்கம் உங்கள் குழுவிற்கும் மற்றவர்களுக்கும் திட்டம் எங்கு செல்கிறது என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது. மக்களுக்குத் தேவையில்லாத ஒன்றை நீங்கள் உருவாக்காமல் இருக்கவும் இது உதவுகிறது.
செயல்பாட்டுத் தேவைகள்
செயல்பாட்டுத் தேவைகள் தயாரிப்பு என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைக் கூறுகின்றன. தயாரிப்பு கொண்டிருக்க வேண்டிய அனைத்து அம்சங்கள் மற்றும் செயல்களைப் பட்டியலிட, தேவைகள் விவரக்குறிப்பின் இந்தப் பகுதியைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள். இந்தத் தேவைகள் குழுவை வழிநடத்தவும், தயாரிப்பு செயல்படுகிறதா என்று சரிபார்க்கவும் உதவுகின்றன.
ஒவ்வொரு தேவையையும் ஒரு எளிய வாக்கியமாக எழுதுங்கள்.
தயாரிப்பு என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை அனைவரும் அறியும் வகையில் எளிமையான வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துங்கள்.
விஷயங்களை சுத்தமாக வைத்திருக்க இதே போன்ற தேவைகளை ஒன்றாக இணைக்கவும்.
ஒரு தேவை எப்போது பூர்த்தி செய்யப்படுகிறது என்பதைக் காட்ட ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களைச் சேர்க்கவும்.
திட்டம் மாறும்போது செயல்பாட்டுத் தேவைகளைச் சரிபார்த்து புதுப்பிக்கவும்.
விரிவான தேவைகள் ஆவணம் கூடுதல் அம்சங்களை நிறுத்தவும், திட்டத்தை சரியான பாதையில் வைத்திருக்கவும் உதவுகிறது. செயல்பாட்டுத் தேவைகளை முன்கூட்டியே அமைக்கும்போது, திட்டமிடுவது, செலவுகளை யூகிப்பது மற்றும் வேலைகளை வழங்குவது எளிது.
செயல்படாத தேவைகள்
செயல்பாட்டுத் தேவைகள் தயாரிப்பு எவ்வாறு செயல்பட வேண்டும் என்பதைக் கூறுகின்றன. தரம், பாதுகாப்பு, வேகம் மற்றும் நம்பிக்கைக்கான விதிகளை அமைக்க இந்தப் பகுதியைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள். இந்தத் தேவைகள் உங்கள் தேவைகள் விவரக்குறிப்பில் செயல்பாட்டுத் தேவைகளைப் போலவே முக்கியமானவை.
வட கரோலினா மாநில பல்கலைக்கழகத்தின் ஒரு ஆய்வு, நல்ல செயல்படாத தேவைகள் அமைப்புகளை சிறப்பாகவும் பாதுகாப்பாகவும் செயல்பட வைக்கின்றன என்று கூறுகிறது. சில நல்ல குறிப்புகள் இங்கே:
செயல்படாத தேவைகளை முன்கூட்டியே திட்டமிட்டு அவற்றை முக்கியமானதாகக் கருதுங்கள்.
இந்தத் தேவைகளை ஆரம்பத்திலிருந்தே கண்டுபிடித்து பேசுங்கள், அவற்றைச் சரிபார்த்துக் கொண்டே இருங்கள்.
தயாரிப்பு இந்தத் தேவைகளைப் பூர்த்திசெய்கிறதா என்பதைப் பார்க்க நல்ல கருவிகள் மற்றும் சோதனைகளைப் பயன்படுத்தவும்.
வெவ்வேறு சந்தர்ப்பங்களில் தயாரிப்பு எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதை சோதிக்க இலக்குகளை அமைக்கவும்.
செயல்படாத தேவைகளைக் கையாள நல்ல வழிகளை எழுதுங்கள்.
உங்கள் தயாரிப்பு நன்றாக வேலை செய்வதற்கும் சரிசெய்ய எளிதாக இருப்பதற்கும் முன்கூட்டியே சிந்தியுங்கள்.
குறிப்பு: செயல்படாத தேவைகளில் கவனம் செலுத்தும் டெவலப்பர்கள் பெரும்பாலும் மென்பொருள் திட்டங்களில் முக்கியமான வேலைகளைச் செய்கிறார்கள். அவர்கள் தயாரிப்பைப் பாதுகாப்பாகவும், வேகமாகவும், நல்ல தரமாகவும் வைத்திருக்க உதவுகிறார்கள்.
செயல்முறை மற்றும் பாதுகாப்பு
செயல்முறை மற்றும் பாதுகாப்பு பகுதி, தயாரிப்பை எவ்வாறு உருவாக்குவீர்கள், சோதிப்பீர்கள் மற்றும் பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பீர்கள் என்பதைச் சொல்கிறது. தயாரிப்பை உருவாக்குதல், தொடங்குதல் மற்றும் ஆதரிப்பதற்கான படிகளைக் காட்ட தேவைகள் ஆவணத்தின் இந்தப் பகுதியைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள். பாதுகாப்பு அபாயங்களை நீங்கள் எவ்வாறு கையாள்வீர்கள் என்பதையும் நீங்கள் கூறுகிறீர்கள்.
உங்கள் தேவைகள் விவரக்குறிப்பில் தெளிவான செயல்முறை இருப்பது தவறுகளைத் தடுத்து திட்டத்தை நகர்த்த உதவுகிறது. பாதுகாப்பு விவரக்குறிப்புகள் உங்கள் தயாரிப்பு மற்றும் வாடிக்கையாளர் தரவை தீங்கு விளைவிக்காமல் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்கின்றன.
பாதுகாப்பு அபாயங்களை விரைவாகக் கண்டறிந்து சரிசெய்ய, தெரிந்த சிக்கல்களின் பட்டியல்களைப் பயன்படுத்தவும்.
ஒவ்வொரு பிரச்சனையையும் எளிதாகக் கண்காணிக்க ஒரு சிறப்பு ஐடியைக் கொடுங்கள்.
ஆபத்தைக் குறைக்க பாதுகாப்புச் சிக்கல்களைச் சரிசெய்ய நேரங்களை அமைக்கவும்.
புதுப்பிப்புகள் அல்லது திருத்தங்களுக்கு தெளிவான படிகளை வழங்கவும்.
உங்கள் கட்டிடப் படிகளில் பாதுகாப்புச் சோதனைகளைச் சேர்த்து, சிக்கல்களைக் கண்டறிய கருவிகளைப் பயன்படுத்தவும்.
நம்பகமான பட்டியல்களைச் சரிபார்ப்பதன் மூலம் உங்கள் பாதுகாப்புத் தகவலைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருங்கள்.
அறிவிப்பு: உங்கள் தேவைகள் விவரக்குறிப்பில் தெளிவான செயல்முறை மற்றும் பாதுகாப்பு படிகளைச் சேர்க்கும்போது, தாமதங்களுக்கான வாய்ப்பைக் குறைத்து, உங்கள் தயாரிப்பை உண்மையான ஆபத்துகளிலிருந்து பாதுகாப்பாக வைத்திருக்கிறீர்கள்.
ஒவ்வொரு பிரிவும் ஏன் முக்கியமானது
ஒரு முழுமையான தொழில்நுட்ப விவரக்குறிப்பு ஆவணம் உங்களுக்கு உதவுகிறது:
வாடிக்கையாளர்கள் விரும்பும் ஒரு பொருளை உருவாக்குங்கள்.
விலையுயர்ந்த தவறுகளை நிறுத்துங்கள் மற்றும் வேலையை மீண்டும் செய்ய வேண்டியிருக்கும்.
உங்கள் குழுவையும் மற்றவர்களையும் என்ன தேவை என்பதை ஒப்புக்கொள்ளச் செய்யுங்கள்.
தரம் மற்றும் பாதுகாப்பிற்கான தெளிவான இலக்குகளை அமைக்கவும்.
தொடக்கத்திலிருந்து முடிவு வரை அணிக்கு உதவுங்கள்.
தேவைகள் விவரக்குறிப்பின் எந்தப் பகுதியையும் நீங்கள் தவிர்த்துவிட்டால், நீங்கள் தவறான தயாரிப்பைச் செய்யலாம் அல்லது படிகளைத் தவறவிடலாம். வலுவான தேவைகள் ஆவணம் வெற்றிக்கான தெளிவான திட்டத்தை உங்களுக்கு வழங்குகிறது.
நினைவில் கொள்ளுங்கள்: உங்கள் ஐடி திட்டத்தை வழிநடத்த தொழில்நுட்ப விவரக்குறிப்பின் முக்கிய பகுதிகள் ஒன்றிணைந்து செயல்படுகின்றன. தெளிவான, ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் விரிவான தகவல்களில் நீங்கள் கவனம் செலுத்தும்போது, உங்கள் குழு ஒவ்வொரு தேவையையும் பூர்த்தி செய்யும் ஒரு சிறந்த தயாரிப்பை உருவாக்க உதவுகிறீர்கள்.
விவரக்குறிப்பு பிழைகள்
நீங்கள் ஒரு விவரக்குறிப்பை எழுதும்போது, பொதுவான தவறுகளைச் செய்யாமல் இருக்க முயற்சிக்க வேண்டும். இந்தத் தவறுகள் உங்கள் குழுவை குழப்பமடையச் செய்யலாம். அவை திட்டத்தை மெதுவாக்கும் மற்றும் அதிக பணம் செலவாகும். நீங்கள் தவறுகளை முன்கூட்டியே சரிசெய்யவில்லை என்றால், அவற்றை பின்னர் சரிசெய்வது கடினமாகவும் விலை உயர்ந்ததாகவும் மாறும். விவரக்குறிப்புகளில் உள்ள தவறுகள் உங்கள் திட்டம் வெற்றிபெறும் வாய்ப்பைக் குறைக்கும் மற்றும் அதிக செலவை ஏற்படுத்தும் என்று ஆய்வுகள் காட்டுகின்றன. தங்களுக்குத் தெரிந்ததைப் பகிர்ந்துகொண்டு தெளிவான இலக்குகளில் கவனம் செலுத்தும் அணிகள் இந்தப் பிரச்சினைகளை முன்கூட்டியே கண்டறிந்து சிறந்த முடிவுகளைப் பெறலாம்.
சொற்களஞ்சியம் இல்லை
நீங்கள் ஒரு சொற்களஞ்சியத்தைச் சேர்க்கவில்லை என்றால், உங்கள் குழுவிற்கு சில சொற்களின் அர்த்தம் தெரியாமல் இருக்கலாம். வெவ்வேறு வேலைகளைச் சேர்ந்தவர்கள் வெவ்வேறு வழிகளில் சொற்களைப் பயன்படுத்தலாம். இது குழப்பத்தையும் தவறுகளையும் ஏற்படுத்தக்கூடும். உதாரணமாக, நீங்கள் "பயனர்" என்ற வார்த்தையைப் பயன்படுத்தினால், ஆனால் அது யார் என்று சொல்லவில்லை என்றால், டெவலப்பர்களும் சோதனையாளர்களும் வெவ்வேறு நபர்களைப் பற்றி நினைக்கலாம். அனைவரும் ஒரே வார்த்தைகளைப் புரிந்துகொள்ளும் வகையில் நீங்கள் எப்போதும் ஒரு சொற்களஞ்சியத்தைச் சேர்க்க வேண்டும்.
தெளிவற்ற வார்த்தைகள்
உங்கள் விவரக்குறிப்பில் தெளிவற்ற வார்த்தைகள் பயன்படுத்தப்பட்டால், அது பெரிய பிரச்சனைகளை ஏற்படுத்தக்கூடும். நீங்கள் தெளிவாக இல்லாத சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்தினால், நீங்கள் என்ன சொல்கிறீர்கள் என்று மக்கள் யூகிக்கக்கூடும். இது மக்கள் தவறாகப் புரிந்துகொள்ளவும், திட்டத்தை மெதுவாக்கவும், சட்டப் போராட்டங்களுக்கு கூட வழிவகுக்கும். தெளிவற்ற வார்த்தைகள் எவ்வாறு சிக்கலை ஏற்படுத்தும் என்பதை கீழே உள்ள அட்டவணை காட்டுகிறது:
பிரச்சனைக்குரிய சொல்/சொற்றொடர் | தெளிவின்மையால் ஏற்பட்ட சிக்கல் | பரிந்துரைக்கப்பட்ட பயிற்சி/மாற்று சொற்றொடர் |
|---|---|---|
"திருப்தி அடையும் வரை" | தெளிவற்ற, அகநிலை தரநிலை செலவு மற்றும் நேர அபாயங்களை ஏற்படுத்துகிறது; ஏலதாரர்கள் தேவைகள் குறித்து நிச்சயமற்றவர்கள். | "ஒப்பந்த ஆவணங்களின்படி" போன்ற புறநிலை தரநிலைகளைப் பயன்படுத்தவும். |
பிரதிபெயர்கள் (எ.கா., "அது", "அவன்", "அவர்கள்") | குழப்பம் மற்றும் சர்ச்சைகளுக்கு வழிவகுக்கும் தெளிவற்ற குறிப்புகள் | தெளிவான, குறிப்பிட்ட பெயர்ச்சொற்களால் மாற்றவும் (எ.கா., "ஒப்பந்ததாரரின் தள கண்காணிப்பாளர்") |
"அதன்படி", "அதன்படி" | தெளிவற்ற பொருள், சில நேரங்களில் முறையற்ற பயன்பாடாகக் கருதப்படுகிறது. | "அதற்கு இணங்க" அல்லது மிகவும் துல்லியமான சொற்களைப் பயன்படுத்தவும். |
"வேண்டும்" | தெளிவற்ற கடமைகளை ஏற்படுத்தும், விவேகத்தை அனுமதிக்கும் அனுமதியளிக்கும் மொழி. | கடமைகளைக் குறிப்பிடும் தெளிவான, கட்டாய மொழியைப் பயன்படுத்தவும். |
"கண்டிப்பான" | தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட அமலாக்கத்தைக் குறிக்கிறது, குழப்பத்தை ஏற்படுத்துகிறது | முழுமையான இணக்கத்தை வெளிப்படுத்த "இதற்கு இணங்க" என்பதைப் பயன்படுத்தவும். |
வார்த்தைகள் விளக்கப்படாதபோது அல்லது வெவ்வேறு பொருள்களைக் குறிக்கும்போது பெரும்பாலும் தெளிவின்மை ஏற்படுகிறது.
உதாரணமாக, "தேவையான அனைத்து பணியாளர்களும்" என்பது வெவ்வேறு குழு உறுப்பினர்களுக்கு வெவ்வேறு நபர்களைக் குறிக்கும்.
"இரண்டு வார அறிவிப்பு" போல, எப்போது ஏதாவது நடக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் சொல்லவில்லை என்றால், மக்கள் காலக்கெடுவைப் பற்றி வாதிடலாம்.
இந்தப் பிரச்சினைகள் திட்டத்தை மெதுவாக்கும் மற்றும் அதிக செலவை ஏற்படுத்தும்.
மிகை விவரம்
சில நேரங்களில், உங்கள் விவரக்குறிப்பில் நீங்கள் அதிக விவரங்களைச் சேர்க்கலாம். ஒவ்வொரு சிறிய அடியையும் எழுதினால், உங்கள் குழு தொலைந்து போகலாம் மற்றும் முக்கிய யோசனைகளைத் தவறவிடலாம். இது ஆவணத்தைப் படிக்க கடினமாக்குகிறது மற்றும் தேர்வுகளை மெதுவாக்குகிறது. உங்கள் விவரக்குறிப்பு தெளிவாகவும் பின்பற்ற எளிதாகவும் இருக்க வேண்டும், விவரங்கள் அதிகமாக இல்லாமல் இருக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள். விஷயங்கள் மாறும்போது அதிகப்படியான விவரங்கள் ஆவணத்தை மாற்றுவதையும் கடினமாக்கும்.
கலப்பு தேவைகள்
நீங்கள் பல்வேறு வகையான தேவைகளை ஒன்றாகக் கலந்தால், உங்கள் குழு குழப்பமடையக்கூடும். உதாரணமாக, நீங்கள் செயல்பாட்டு மற்றும் செயல்பாட்டு அல்லாத தேவைகளை ஒரே இடத்தில் வைத்தால், மிக முக்கியமானது என்னவென்று மக்களுக்குத் தெரியாமல் போகலாம். பெரிய திட்டங்களில், பாரம்பரிய மற்றும் சுறுசுறுப்பான தேவைகளை கலப்பது விஷயங்களை இன்னும் கடினமாக்கலாம். சுறுசுறுப்பான வேலையின் நெகிழ்வான தேவைகளுடன் விரிவான திட்டமிடலை சமநிலைப்படுத்துவதில் குழுக்கள் சிரமப்படுவதாக ஒரு ஆய்வு கண்டறிந்துள்ளது. இது மக்களை குழப்பமடையச் செய்தது மற்றும் திட்டத்தை சிறப்பாக நடத்துவதை கடினமாக்கியது. உங்கள் குழு ஒழுங்கமைக்கப்பட்டிருக்க ஒவ்வொரு வகை தேவையையும் அதன் சொந்த பிரிவில் வைத்திருக்க வேண்டும்.
குறிப்பு: இந்தத் தவறுகளைத் தவிர்த்தால், உங்கள் குழு சிறப்பாகச் செயல்படவும், பணத்தைச் சேமிக்கவும், அனைவரின் தேவைகளுக்கும் ஏற்ற ஒரு தயாரிப்பை உருவாக்கவும் முடியும்.
வெற்றிக்கான சிறந்த நடைமுறைகள்
தொழில்முறை ஈடுபாடு
எப்போதும் வேண்டும் திறமையான வல்லுநர்கள் உங்கள் IT திட்டக் குழுவில். இந்த நிபுணர்கள் தெளிவான விவரக்குறிப்பை உருவாக்க உங்களுக்கு உதவுகிறார்கள். அவர்கள் தேவைகள் செயல்முறையையும் வழிநடத்துகிறார்கள். அனுபவம் வாய்ந்தவர்களைக் கொண்ட குழுக்கள் சிறப்பாகப் பேசுகின்றன மற்றும் தெளிவான இலக்குகளை நிர்ணயிக்கின்றன. அவர்கள் பங்குதாரர் உறவுகளை நிர்வகிக்கிறார்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்கள் என்ன விரும்புகிறார்கள் என்பதில் அனைவரையும் கவனம் செலுத்துகிறார்கள். நீங்கள் நிபுணர்களை பணியமர்த்தும்போது, உங்கள் தேவைகள் சிறப்பாகின்றன. இது உங்கள் திட்டம் வெற்றிபெறவும் உதவுகிறது.
தெளிவான மொழி
உங்கள் விவரக்குறிப்பில் எளிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்தவும். தெளிவான மொழி உங்கள் குழுவிற்கு என்ன தேவை என்பதைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது. ஒவ்வொரு தேவையையும் எழுதுங்கள், இதனால் அனைவரும் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை அறிவார்கள். சொற்களஞ்சியத்தில் விளக்கினால் மட்டுமே தொழில்நுட்ப வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துங்கள். தெளிவான வார்த்தைகள் உங்கள் விவரக்குறிப்பை எளிதாகப் படிக்க உதவுகின்றன. இது வாடிக்கையாளர் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யும் ஒரு தயாரிப்பை உருவாக்க உதவுகிறது.
கட்டமைக்கப்பட்ட தேவைகள்
உங்கள் தேவைகளை வரிசைப்படுத்துங்கள். ஒத்தவற்றை ஒன்றாக தொகுத்து ஒவ்வொரு பிரிவிற்கும் தலைப்புகளைப் பயன்படுத்தவும். பட்ஜெட்டை மீறுவது அல்லது காலக்கெடுவை தவறவிடுவது போன்ற சிக்கல்களைத் தவிர்க்க ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட தேவைகள் உங்களுக்கு உதவுகின்றன என்பதை தரவு காட்டுகிறது. ஒவ்வொரு தேவையையும் நீங்கள் அளவிடக்கூடியதாகவும் செயல்படக்கூடியதாகவும் ஆக்குங்கள். தேவைகளைச் சேகரித்து வரிசைப்படுத்த மன வரைபடங்கள், கணக்கெடுப்புகள் மற்றும் முன்மாதிரிகள் போன்ற கருவிகளைப் பயன்படுத்தவும். இது முன்னேற்றத்தைக் கண்காணிக்கவும் மேம்பாட்டின் போது தரத்தை உயர்வாக வைத்திருக்கவும் உதவுகிறது.
பங்குதாரர் ஒத்துழைப்பு
உங்கள் IT திட்டத்தின் ஒவ்வொரு கட்டத்திலும் பங்குதாரர்களுடன் இணைந்து பணியாற்றுங்கள். நீங்கள் அவர்களை ஆரம்பத்தில் சேர்த்தால், சிறந்த கருத்துகளைப் பெறுவீர்கள். இது வாடிக்கையாளர்கள் விரும்புவதைப் பொருத்த ஒரு விவரக்குறிப்பை உருவாக்க உதவுகிறது. ஒன்றாக வேலை செய்வது சிறந்த தேவைகள் மற்றும் உயர்தர தயாரிப்புகளுக்கு வழிவகுக்கும் என்று ஆய்வுகள் காட்டுகின்றன. யோசனைகளைப் பெறவும், உங்கள் விவரக்குறிப்பு அனைவரும் விரும்புவதற்கு பொருந்துகிறதா என்று சரிபார்க்கவும் கூட்டங்கள், கணக்கெடுப்புகள் மற்றும் பட்டறைகளைப் பயன்படுத்தவும்.
குறிப்பு: நீங்கள் அடிக்கடி பங்குதாரர்களுடன் இணைந்து பணியாற்றினால், சிக்கல்களை முன்கூட்டியே கண்டறிந்து புதிய தேவைகளுக்கு ஏற்ப உங்கள் திட்டத்தை மாற்றலாம்.
மீண்டும் மீண்டும் மதிப்பாய்வு
உங்கள் விவரக்குறிப்பு மற்றும் தேவைகளை பலமுறை சரிபார்க்கவும். குழு மதிப்புரைகள் மற்றும் நிபுணர் சரிபார்ப்புகள் இரண்டையும் பயன்படுத்தவும். மீண்டும் மீண்டும் மதிப்பாய்வு என்பது திட்டம் தொடரும்போது உங்கள் தேவைகளைச் சோதித்துப் புதுப்பிப்பதாகும். பல குழுக்கள் சுறுசுறுப்பான முறைகளைப் பயன்படுத்துகின்றன, இதற்கு நிறைய மதிப்புரைகள் மற்றும் புதுப்பிப்புகள் தேவை. இது தவறுகளைக் கண்டறியவும், தரத்தை மேம்படுத்தவும், உங்கள் தயாரிப்பு வாடிக்கையாளர்களுக்குத் தேவையானவற்றுடன் பொருந்துகிறதா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும் உதவுகிறது.
ஒரு வலுவான திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு சிறந்த தயாரிப்பை உருவாக்க உங்களுக்கு உதவுகிறது. செலவு மற்றும் நேரத்தை நீங்கள் எளிதாக யூகிக்க முடியும். இது தயாரிப்பைத் திட்டமிடுவதை எளிதாக்குகிறது. நீங்கள் அனைத்து முக்கிய பகுதிகளையும் சேர்த்தால், தவறுகளைத் தவிர்க்கலாம். நேரத்தையும் பணத்தையும் மிச்சப்படுத்தலாம். நல்ல விவரக்குறிப்புகள் அனைவரும் ஒன்றாகச் சிறப்பாகச் செயல்பட உதவுகின்றன. வாடிக்கையாளர்கள் விரும்புவதுதான் தயாரிப்பு என்பதை அவை உறுதி செய்கின்றன. நீங்கள் சிறந்த நடைமுறைகளைப் பின்பற்றி திறமையான நபர்களைப் பயன்படுத்தினால், உங்கள் தயாரிப்பு சிறப்பானதாக இருக்கும். உங்கள் செயல்முறையைச் சரிபார்த்து, உங்கள் அடுத்த விவரக்குறிப்பை இன்னும் சிறப்பாகச் செய்ய நேரம் ஒதுக்குங்கள்.
FAQ
திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு என்றால் என்ன?
ஒரு திட்ட மேம்பாட்டு விவரக்குறிப்பு உங்கள் குழு என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைச் சொல்கிறது. இது திட்டத்திற்கான இலக்குகள், அம்சங்கள் மற்றும் விதிகளை பட்டியலிடுகிறது. இந்த ஆவணம் அனைவரும் என்ன செய்ய வேண்டும் மற்றும் ஒன்றாக வேலை செய்ய வேண்டும் என்பதை அறிய உதவுகிறது.
உங்கள் விவரக்குறிப்பில் ஒரு சொற்களஞ்சியம் ஏன் தேவை?
ஒரு சொற்களஞ்சியம் குழப்பத்தைத் தடுக்க உதவுகிறது. இது திட்டத்தில் உள்ள சிறப்புச் சொற்கள் அல்லது சொற்களை விளக்குகிறது. அனைவரும் ஒரே மாதிரியான சொற்களைப் பயன்படுத்தும்போது, குழு சிறப்பாகச் செயல்பட்டு குறைவான தவறுகளைச் செய்கிறது.
உங்கள் விவரக்குறிப்பை எவ்வளவு அடிக்கடி புதுப்பிக்க வேண்டும்?
திட்டம் மாறும்போது உங்கள் விவரக்குறிப்பைப் புதுப்பிக்க வேண்டும். வழக்கமான புதுப்பிப்புகள் உங்கள் குழுவைத் தொடர்ந்து பாதையில் வைத்திருக்க உதவுகின்றன. இது பிழைகளைத் தடுத்து, திட்டத்தை முன்னோக்கி நகர்த்த வைக்கிறது.
விவரக்குறிப்பை யார் மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்?
டெவலப்பர்கள், சோதனையாளர்கள், வணிக உரிமையாளர்கள் மற்றும் பிற பங்குதாரர்கள் விவரக்குறிப்பை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். அவர்களின் கருத்து தவறுகளைக் கண்டறிந்து ஆவணத்தை சிறந்ததாக்க உதவுகிறது.
நீங்கள் செயல்படாத தேவைகளைத் தவிர்த்தால் என்ன நடக்கும்?
நீங்கள் செயல்படாத தேவைகளைத் தவிர்த்துவிட்டால், உங்கள் தயாரிப்பு சரியாக வேலை செய்யாமல் போகலாம். வேகம், பாதுகாப்பு அல்லது தரம் ஆகியவற்றில் உங்களுக்கு சிக்கல்கள் இருக்கலாம். உங்கள் தயாரிப்பை சிறந்ததாக்க எப்போதும் இந்தத் தேவைகளைச் சேர்க்கவும்.
