جيڪڏهن ٽيم هڪ سٺي منصوبي جي ترقي جي وضاحت کي ڇڏي ڏئي ٿي ته توهان هڪ آئي ٽي پروجيڪٽ کي ناڪام ڏسي سگهو ٿا. واضح وضاحت کان سواءِ، ٽيم اڪثر مونجهارو ۾ پئجي ويندي آهي. منصوبي ۾ گنجائش گهٽجي سگهي ٿي ۽ پيداوار جا مقصد وڃائي سگهن ٿا. ڪيترن ئي آئي ٽي منصوبن ۾ مسئلا آهن ڇاڪاڻ ته اسٽيڪ هولڊرز ان ڳالهه تي متفق نه آهن ته پراڊڪٽ يا منصوبي جي ضرورت ڇا آهي.
هڪ تفصيلي وضاحت سڀني اسٽيڪ هولڊرز کي حقيقتون ڳولڻ لاءِ هڪ جڳهه ڏئي ٿي.
هي وضاحت وڏن مقصدن کي ترقي لاءِ واضح، آسان قدمن ۾ تبديل ڪري ٿي.
ترقي جو عمل آسان ٿي ويندو آهي، گهٽ خطرن ۽ گهٽ ضايع ٿيل ڪم سان.
جڏهن توهان وضاحت ۾ تعميل ۽ خطري جي انتظام کي شامل ڪندا آهيو، ته توهان هر اسٽيڪ هولڊر کي ساڳئي صفحي تي رهڻ ۾ مدد ڪندا آهيو.
توهان مهانگو ٻيهر ڪم پڻ بند ڪريو ۽ پيداوار کي اڳتي وڌائيندا رهو.
هڪ سٺي پروجيڪٽ ڊولپمينٽ وضاحت سان، توهان پنهنجي آئي ٽي پراڊڪٽ ڊولپمينٽ کي ڪامياب ڪرڻ ۾ مدد ڪندا آهيو.
ڪيٻئي جا رستا
هڪ واضح منصوبي جي ترقي جي وضاحت ٽيمن کي گڏجي ڪم ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿي. اهو مونجهارو ختم ڪري ٿو ۽ منصوبي کي وقت تي ۽ بجيٽ اندر مڪمل ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو.
سڀني اهم حصن کي شامل ڪرڻ جهڙوڪ لغت ، پراڊڪٽ خلاصو، فنڪشنل ۽ غير فنڪشنل گهرجن، ۽ سيڪيورٽي هڪ مضبوط ۽ منظم منصوبو ٺاهيندي آهي.
عام غلطيون نه ڪريو جهڙوڪ غير واضح لفظ، لغت جي کوٽ، تمام گهڻي تفصيل، يا گهربل قسمن کي ملائڻ. هي منصوبي کي ٽريڪ تي رکڻ ۾ مدد ڪري ٿو.
ماهر پيشيور ماڻهن سان ڪم ڪريو ۽ سڀني اسٽيڪ هولڊرز کي جلد شامل ڪريو. هي بهتر گهرجون ٺاهڻ ۾ مدد ڪري ٿو ۽ منصوبي جي ڪاميابي کي بهتر بڻائي ٿو.
پنهنجي وضاحتن کي بار بار چيڪ ڪريو ۽ اپڊيٽ ڪريو. هي مسئلن کي جلد ڳولڻ ۾ مدد ڪري ٿو ۽ منصوبي کي گراهڪ جي ضرورتن سان ملائي ٿو.
منصوبي جي ترقي جي وضاحت جي اهميت
ڪنهن به آئي ٽي پراڊڪٽ لاءِ پروجيڪٽ ڊولپمينٽ جي وضاحت تمام ضروري آهي. توهان کي پنهنجي ٽيم کي گڏجي ڪم ڪرڻ ۾ مدد ڏيڻ لاءِ هڪ واضح وضاحت جي ضرورت آهي. اهو هر ڪنهن کي ڄاڻڻ ۾ مدد ڪري ٿو ته ڇا ڪجي ۽ مقصد ڇا آهن. جيڪڏهن توهان وٽ سٺو وضاحت نه آهي، ته ماڻهو پريشان ٿي سگهن ٿا. اهو وقت ضايع ڪري سگهي ٿو ۽ آخري تاريخون وڃائي سگهي ٿو. هڪ مضبوط وضاحت توهان کي پنهنجي ٽيم سان ڳالهائڻ ۽ بهتر منصوبابندي ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿي. اهو توهان کي خطرن کي منظم ڪرڻ ۾ پڻ مدد ڪري ٿو. توهان ان کي استعمال ڪري سگهو ٿا اهو جانچڻ لاءِ ته پروجيڪٽ ڪيترو سٺو هلي رهيو آهي.
گڏيل سمجھ
توهان چاهيو ٿا ته توهان جي ٽيم کي خبر پوي ته پراڊڪٽ کي ڪهڙي ضرورت آهي. هڪ سٺو اسپيڪ سڀني کي گڏ ڪري ٿو. جيڪڏهن توهان ڊولپرز، ٽيسٽرز، ڪاروباري تجزيه نگارن، ۽ پراڊڪٽ مالڪن کي شروعاتي طور تي شامل ڪيو ٿا، ته توهان هڪ گڏيل سمجهه پيدا ڪندا آهيو.
ٽيمون مونجهارو ختم ڪرڻ لاءِ حقيقي مثال ۽ سادا لفظ استعمال ڪن ٿيون.
ورڪشاپس ۽ گڏجاڻيون هر ڪنهن کي منصوبي جي ضرورتن تي متفق ٿيڻ ۾ مدد ڪن ٿيون.
قبوليت جي معيار بابت ڳالهائڻ توهان کي لڪيل مسئلا ڳولڻ ۽ غلطين کي روڪڻ ۾ مدد ڪندو.
هر اسٽيڪ هولڊر پنهنجا خيال شيئر ڪري سگهي ٿو، جنهن سان وضاحت بهتر ٿيندي.
ڪيس اسٽڊيز ڏيکارين ٿا ته جڏهن پراڊڪٽ مئنيجر، انجنيئر، ۽ ڪاروباري اسٽيڪ هولڊر گڏجي ڪم ڪن ٿا، ته اهي گراهڪ جي مسئلن کي بهتر سمجهن ٿا ۽ وڌيڪ معلومات شيئر ڪن ٿا. اهو پراڊڪٽ کي بهتر ۽ پروجيڪٽ کي وڌيڪ ڪامياب بڻائي ٿو.
قيمت ۽ وقت جو اندازو
هڪ تفصيلي منصوبي جي ترقي جي وضاحت توهان کي قيمت ۽ وقت جو بهتر اندازو لڳائڻ ۾ مدد ڪري ٿي.
توهان صحيح ماڻهن کي صحيح نوڪريون ڏئي سگهو ٿا ۽ ڪنهن کي به تمام گهڻو ڪم نه ڏئي سگهو ٿا.
سٺا اندازا توهان کي منصفانه آخري تاريخون مقرر ڪرڻ ۽ اسٽيڪ هولڊرز کي توهان تي اعتماد ڪرڻ ۾ مدد ڪن ٿا.
جيڪڏهن توهان ٽيم کي اندازن ۾ مدد ڪرڻ ڏيو ٿا، ته توهان کي بهتر نتيجا ۽ گهٽ تعجب ملندا.
پراڻي پروجيڪٽ ڊيٽا استعمال ڪرڻ ۽ اڻڄاتل شين بابت ايماندار ڳالهيون توهان کي بجيٽ کان وڌيڪ وڃڻ يا آخري تاريخون وڃائڻ کان بچڻ ۾ مدد ڪنديون.
تشخيص جو حوالو
منصوبي جي ترقي جي وضاحت ترقي ۽ معيار کي جانچڻ لاءِ هڪ اوزار آهي.
هتي اهو آهي ته مختلف ماڊل ترقي کي جانچڻ لاءِ وضاحتون ڪيئن استعمال ڪندا آهن:
ماڊل/طريقو | اهو ڪيئن استعمال ڪري ٿو وضاحتون | مقالو |
|---|---|---|
منصوبي جي ڪاميابي جي ماپ جو فريم ورڪ | مقرر ڪيل قاعدن کي استعمال ڪندي ٽيڪنيڪل، اسٽيڪ هولڊر، ۽ پيداوار جي معيار کي چيڪ ڪري ٿو | آئي ٽي پروجيڪٽ |
گھڻن معيارن جي فيصلي ۾ مدد | اسٽيڪ هولڊرز پاران ٺاهيل قاعدن کي سيٽ ۽ چيڪ ڪري ٿو | حيرت جي ترقيء |
تجزياتي نيٽ ورڪ عمل | منصوبي جي ڪاميابي کي جانچڻ لاءِ قاعدن جو وزن ڪري ٿو | سافٽ ويئر پروجيڪٽس |
مقصد سوال ميٽرڪ | اسٽيڪ هولڊر جي ضرورتن سان مقصدن ۽ چڪاسن کي ملائي ٿو | آئي ايس پروجيڪٽس |
جڏهن توهان ترقي کي جانچڻ لاءِ هڪ وضاحت استعمال ڪندا آهيو، توهان پڪ ڪندا آهيو ته پراڊڪٽ هر ڪنهن جي مقصدن ۽ ضرورتن کي پورو ڪري ٿو.
خطري جي گھٽتائي
هڪ واضح منصوبي جي ترقي جي وضاحت توهان کي خطرن کي جلد ڳولڻ ۾ مدد ڪري ٿي.
توهان تعمير شروع ڪرڻ کان اڳ غائب گهرجون ڏسي سگهو ٿا ۽ انهن کي درست ڪري سگهو ٿا.
سڀ ڪجهه لکڻ سان توهان کي وڏين غلطين يا ڪم ٻيهر ڪرڻ کان بچڻ ۾ مدد ملندي.
جيڪڏهن سڀئي اسٽيڪ هولڊرز وضاحت سان مدد ڪن، ته توهان مسئلا خراب ٿيڻ کان اڳ ڳولي ۽ حل ڪري سگهو ٿا.
هڪ مضبوط وضاحت توهان جي منصوبي کي ڪيتريون ئي سٺيون شيون ڏئي ٿي. اهو توهان کي پنهنجي ٽيم سان ڳالهائڻ، گراهڪن جي ضرورتن کي پورو ڪرڻ، ۽ منصوبي کي چڱي طرح ختم ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو. جڏهن توهان واضح گهرجن، گڏيل مقصدن، ۽ سٺي ترقي جي قدمن تي ڌيان ڏيو ٿا ته توهان پنهنجي آئي ٽي پراڊڪٽ کي ڪامياب ڪرڻ ۾ مدد ڪندا آهيو.
ٽيڪنيڪل وضاحت دستاويز جا جزا
هڪ مضبوط ٽيڪنيڪل وضاحت دستاويز توهان جي ٽيم کي ڄاڻڻ ۾ مدد ڪري ٿو ته ڇا ڪجي. توهان کي ٽيڪنيڪل وضاحت ۾ سڀني اهم حصن کي رکڻ جي ضرورت آهي. اهو يقيني بڻائي ٿو ته توهان جو آئي ٽي پروجيڪٽ سٺو هلي ٿو. هر حصو توهان کي هڪ پراڊڪٽ ٺاهڻ ۾ مدد ڪري ٿو جيڪو گراهڪ چاهين ٿا. اهو ٽيم کي بهتر ڪم ڪرڻ ۽ هڪ سٺي پراڊڪٽ ٺاهڻ ۾ پڻ مدد ڪري ٿو. جڏهن توهان شيون واضح ۽ منظم ڪندا آهيو، هرڪو سمجهي ٿو ته ڇا گهربل آهي. اهو غلطين کي روڪڻ ۾ پڻ مدد ڪري ٿو.
فهرست
توهان کي هميشه پنهنجي گهرجن جي دستاويز کي هڪ لغت سان شروع ڪرڻ گهرجي. هي حصو توهان جي منصوبي لاءِ اهم لفظن، مخففات ۽ جملن جي فهرست ڏئي ٿو. هڪ لغت يقيني بڻائي ٿي ته هرڪو ساڳيو لفظ استعمال ڪري. اهو مونجهارو روڪڻ ۾ مدد ڪري ٿو ۽ توهان جي ٽيم کي گڏجي ڪم ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو.
هڪ سٺي لغت ٽيمن جي وچ ۾ لفظن کي ملائي ٿي ۽ ماڻهن کي ڳالهائڻ ۾ مدد ڪري ٿي.
اهو واضح ۽ مڪمل معنيٰ ڏئي مونجهاري کي روڪي ٿو.
لغتون ڊيٽا جي ضابطن ۾ مدد ڪن ٿيون ۽ ڊيٽا کي بهتر بڻائين ٿيون.
سٺيون صلاحون آهن ته بار بار اپڊيٽ ڪيو، ساڳيو انداز استعمال ڪيو، ۽ اهڙا لفظ چونڊيو جيڪي اهم هجن.
ڪنهن کي لغت جي مالڪ يا ڊيٽا اسٽيورڊ جو ڪم ڏيو ته جيئن ان کي صحيح رکي سگهجي.
بهتر استعمال لاءِ پنهنجي لغت کي ڊيٽا ڪيٽلاگ ۽ ڪاروباري اوزارن سان ڳنڍيو.
لغت کي اڪثر چيڪ ڪريو ۽ اپڊيٽ ڪريو ته جيئن اهو صحيح رهي.
صلاح: توهان جي گهرجن جي وضاحت ۾ هڪ سٺي لغت توهان کي ڏسڻ ۾ مدد ڪري ٿي ته ڇا توهان سٺو ڪم ڪري رهيا آهيو. توهان ڳڻپ ڪري سگهو ٿا ته ماڻهو ڪيترا ڀيرا لفظ استعمال ڪن ٿا ۽ چيڪ ڪري سگهو ٿا ته ڊيٽا بهتر ٿئي ٿو يا نه.
مصنوعات خلاصو
پراڊڪٽ جو خلاصو توهان جي ٺاهڻ جي خواهش تي هڪ مختصر نظر ڏئي ٿو. توهان هن حصي کي مکيه مقصد ٻڌائڻ لاءِ استعمال ڪندا آهيو، گراهڪن کي ڪهڙي ضرورت آهي، ۽ توهان جي پراڊڪٽ ڇو سٺي آهي. گهرجن جي دستاويز جو هي حصو باقي وضاحت شروع ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو.
ٻڌايو ته پراڊڪٽ ڇا لاءِ آهي ۽ ان جون مکيه خاصيتون.
پراڊڪٽ گراهڪن لاءِ جيڪي وڏا مسئلا حل ڪندو انهن جي فهرست ڏيو.
ڏيکاريو ته پراڊڪٽ وڏي ڪاروبار يا آئي ٽي پلان ۾ ڪيئن فٽ ٿئي ٿي.
خلاصو مختصر ۽ سادو رکو.
هڪ واضح پراڊڪٽ خلاصو توهان جي ٽيم ۽ ٻين کي اهو ڄاڻڻ ۾ مدد ڪري ٿو ته منصوبو ڪٿي وڃي رهيو آهي. اهو توهان کي اهڙي شيءِ ٺاهڻ ۾ پڻ مدد ڪري ٿو جيڪا ماڻهن کي گهربل نه هجي.
فنڪشنل گهرجون
فنڪشنل گهرجون ٻڌائين ٿيون ته پراڊڪٽ کي ڇا ڪرڻ گهرجي. توهان ضرورتن جي وضاحت جي هن حصي کي استعمال ڪندي پراڊڪٽ ۾ موجود سڀني خاصيتن ۽ ڪارناما کي لسٽ ڪريو ٿا. اهي گهرجون ٽيم جي رهنمائي ڪرڻ ۽ جانچڻ ۾ مدد ڪن ٿيون ته پراڊڪٽ ڪم ڪري ٿو يا نه.
هر ضرورت کي هڪ سادي جملي ۾ لکو.
آسان لفظ استعمال ڪريو ته جيئن هرڪو ڄاڻي سگهي ته پراڊڪٽ کي ڇا ڪرڻ گهرجي.
شين کي صاف رکڻ لاءِ ساڳين گهرجن کي گڏ ڪريو.
جڏهن ڪا ضرورت پوري ٿئي ته ڏيکارڻ لاءِ قبوليت جا معيار شامل ڪريو.
منصوبي ۾ تبديلين جي ڪري فنڪشنل گهرجن کي چيڪ ڪريو ۽ اپڊيٽ ڪريو.
هڪ تفصيلي گهربل دستاويز توهان کي اضافي خاصيتن کي روڪڻ ۾ مدد ڪري ٿو ۽ منصوبي کي ٽريڪ تي رکي ٿو. جڏهن توهان شروعاتي طور تي فنڪشنل گهرجن کي مقرر ڪندا آهيو، ته منصوبابندي ڪرڻ، قيمتن جو اندازو لڳائڻ ۽ نوڪريون ڏيڻ آسان ٿي ويندو آهي.
غير فنڪشنل گهرجون
غير فعال گهرجون ٻڌائين ٿيون ته پراڊڪٽ ڪيئن ڪم ڪرڻ گهرجي. توهان هن حصي کي معيار، حفاظت، رفتار، ۽ اعتماد لاءِ قاعدا مقرر ڪرڻ لاءِ استعمال ڪندا آهيو. اهي گهرجون توهان جي گهرجن جي وضاحت ۾ فعال گهرجن وانگر اهم آهن.
نارٿ ڪيرولائنا اسٽيٽ يونيورسٽي جي هڪ مطالعي مان معلوم ٿئي ٿو ته سٺيون غير فعال گهرجون سسٽم کي بهتر ۽ محفوظ بڻائين ٿيون. هتي ڪجهه سٺا طريقا آهن:
غير فعال ضرورتن جي شروعات ۾ منصوبابندي ڪريو ۽ انهن کي اهم سمجهو.
شروعات کان ئي انهن گهرجن کي ڳوليو ۽ انهن بابت ڳالهايو ۽ انهن کي جانچندا رهو.
سٺا اوزار ۽ ٽيسٽ استعمال ڪريو ته ڏسو ته ڇا پراڊڪٽ انهن گهرجن کي پورو ڪري ٿو.
مختلف حالتن ۾ پراڊڪٽ ڪيئن ڪم ڪري ٿي ان جي جانچ ڪرڻ لاءِ مقصد مقرر ڪريو.
غير فعال گهرجن کي پورو ڪرڻ جا سٺا طريقا لکو.
پنهنجي پراڊڪٽ کي سٺي نموني ڪم ڪرڻ ۽ درست ڪرڻ ۾ آسان رکڻ لاءِ اڳواٽ سوچيو.
نوٽ: ڊولپر جيڪي غير فعال گهرجن تي ڌيان ڏين ٿا انهن وٽ اڪثر سافٽ ويئر منصوبن ۾ اهم نوڪريون هونديون آهن. اهي پراڊڪٽ کي محفوظ، تيز ۽ سٺي معيار ۾ رکڻ ۾ مدد ڪندا آهن.
عمل ۽ سيڪيورٽي
عمل ۽ سيڪيورٽي وارو حصو ٻڌائي ٿو ته توهان پراڊڪٽ کي ڪيئن ٺاهيندا، جانچيندا ۽ محفوظ رکندا. توهان گهربل دستاويز جي هن حصي کي پراڊڪٽ جي تعمير، لانچنگ ۽ سپورٽ لاءِ قدم ڏيکارڻ لاءِ استعمال ڪندا آهيو. توهان اهو پڻ چئو ٿا ته توهان حفاظتي خطرن کي ڪيئن سنڀاليندا.
توهان جي گهرجن جي وضاحت ۾ هڪ واضح عمل توهان کي غلطين کي روڪڻ ۾ مدد ڪري ٿو ۽ منصوبي کي جاري رکي ٿو. سيڪيورٽي وضاحتون توهان جي پراڊڪٽ ۽ گراهڪ ڊيٽا کي نقصان کان محفوظ رکن ٿيون.
حفاظتي خطرن کي تيزي سان ڳولڻ ۽ حل ڪرڻ لاءِ مسئلن جي سڃاتل فهرستن کي استعمال ڪريو.
هر مسئلي کي آساني سان ٽريڪ ڪرڻ لاءِ هڪ خاص سڃاڻپ ڏيو.
خطري کي گهٽائڻ لاءِ حفاظتي مسئلن کي حل ڪرڻ لاءِ وقت مقرر ڪريو.
اپڊيٽس يا اصلاحن لاءِ واضح قدم ڏيو.
پنهنجي عمارت جي قدمن ۾ حفاظتي چيڪ شامل ڪريو ۽ مسئلا ڳولڻ لاءِ اوزار استعمال ڪريو.
قابل اعتماد فهرستن جي جانچ ڪندي پنهنجي حفاظتي معلومات کي اپڊيٽ رکو.
ڪال آئوٽ: جڏهن توهان پنهنجي گهرجن جي وضاحت ۾ واضح عمل ۽ حفاظتي قدم شامل ڪندا آهيو، ته توهان دير جو موقعو گهٽائيندا آهيو ۽ پنهنجي پراڊڪٽ کي حقيقي خطرن کان محفوظ رکندا آهيو.
ڇو هر سيڪشن اهم آهي
هڪ مڪمل ٽيڪنيڪل وضاحت دستاويز توهان جي مدد ڪري ٿو:
اهڙو پراڊڪٽ ٺاهيو جيڪو گراهڪ چاهين.
مهانگيون غلطيون ۽ ڪم ٻيهر ڪرڻ بند ڪريو.
پنهنجي ٽيم ۽ ٻين کي ان ڳالهه تي متفق ڪرايو ته ڇا ضروري آهي.
معيار ۽ حفاظت لاءِ واضح مقصد مقرر ڪريو.
شروع کان آخر تائين ٽيم جي مدد ڪريو.
جيڪڏهن توهان ضرورتن جي وضاحت جو ڪو به حصو ڇڏي ڏيو ٿا، ته توهان غلط پراڊڪٽ ٺاهي سگهو ٿا يا قدم وڃائي سگهو ٿا. هڪ مضبوط گهربل دستاويز توهان کي ڪاميابي لاءِ هڪ واضح منصوبو ڏئي ٿو.
ياد رکو: ٽيڪنيڪل اسپيڪ جا اهم حصا گڏجي ڪم ڪن ٿا توهان جي آئي ٽي پروجيڪٽ جي رهنمائي ڪرڻ لاءِ. جڏهن توهان واضح، منظم ۽ تفصيلي معلومات تي ڌيان ڏيو ٿا، ته توهان پنهنجي ٽيم کي هڪ بهترين پراڊڪٽ ٺاهڻ ۾ مدد ڪندا آهيو جيڪا هر ضرورت کي پورو ڪري ٿي.
وضاحت جون غلطيون
جڏهن توهان وضاحت لکندا آهيو، توهان کي ڪوشش ڪرڻ گهرجي ته عام غلطيون نه ڪريو. اهي غلطيون توهان جي ٽيم کي پريشان ڪري سگهن ٿيون. اهي منصوبي کي سست ڪري سگهن ٿيون ۽ وڌيڪ پئسا خرچ ڪري سگهن ٿيون. جيڪڏهن توهان غلطين کي جلد درست نه ڪيو، ته اهي بعد ۾ درست ڪرڻ وڌيڪ ڏکيو ۽ مهانگو ٿي ويندو آهي. مطالعي مان ظاهر ٿئي ٿو ته وضاحتن ۾ غلطيون توهان جي منصوبي جي ڪامياب ٿيڻ جو امڪان گهٽائي سگهن ٿيون ۽ وڌيڪ خرچ ڪري سگهن ٿيون. ٽيمون جيڪي شيئر ڪن ٿيون جيڪي اهي ڄاڻن ٿيون ۽ واضح مقصدن تي ڌيان ڏين ٿيون، اهي انهن مسئلن کي جلد ڳولي سگهن ٿيون ۽ بهتر نتيجا حاصل ڪري سگهن ٿيون.
گم ٿيل لغت
جيڪڏهن توهان لغت شامل نه ڪندا، ته شايد توهان جي ٽيم کي خبر نه هجي ته ڪجهه لفظن جو مطلب ڇا آهي. مختلف نوڪرين جا ماڻهو مختلف طريقن سان لفظن کي استعمال ڪري سگهن ٿا. اهو مونجهارو ۽ غلطيون پيدا ڪري سگهي ٿو. مثال طور، جيڪڏهن توهان لفظ "صارف" استعمال ڪندا آهيو پر اهو نه چئو ته اهو ڪير آهي، ته ڊولپر ۽ ٽيسٽر مختلف ماڻهن بابت سوچي سگهن ٿا. توهان کي هميشه هڪ لغت شامل ڪرڻ گهرجي ته جيئن هرڪو ساڳيو لفظ سمجهي.
غير واضح لفظي معنيٰ
جيڪڏهن توهان جي وضاحت غير واضح لفظن کي استعمال ڪري ٿي، ته اهو وڏيون مسئلا پيدا ڪري سگهي ٿو. جيڪڏهن توهان اهڙا جملا استعمال ڪندا آهيو جيڪي واضح نه آهن، ته ماڻهو اندازو لڳائي سگهن ٿا ته توهان جو مطلب ڇا آهي. اهو ماڻهن کي غلط فهمي، منصوبي کي سست ڪرڻ، ۽ قانوني جنگين جو سبب به بڻجي سگهي ٿو. هيٺ ڏنل جدول ڏيکاري ٿو ته ڪيئن غير واضح لفظ مصيبت پيدا ڪري سگهن ٿا:
مشڪلاتي اصطلاح/جملي | ابهام جي ڪري پيدا ٿيل مسئلو | تجويز ڪيل مشق/متبادل جملو |
|---|---|---|
"جي اطمينان تائين" | مبهم، ذاتي معيار جيڪو قيمت ۽ وقت جي خطرن جو سبب بڻجندو آهي؛ بولي ڏيندڙ گهرجن بابت غير يقيني آهن. | "معاهدي دستاويزن جي مطابق" جهڙا مقصدي معيار استعمال ڪريو. |
ضمير (مثال طور، "اهو"، "هو"، "اهي") | مبهم حوالا جيڪي مونجهاري ۽ تڪرار جو سبب بڻجن ٿا | صاف، مخصوص اسمن سان تبديل ڪريو (مثال طور، "ٺيڪيدار جي سائيٽ سپرنٽينڊنٽ") |
"جيئن"، "في" | مبهم معنيٰ، ڪڏهن ڪڏهن غلط استعمال سمجهيو ويندو آهي | "مطابق" يا وڌيڪ صحيح لفظ استعمال ڪريو. |
”ڪرڻ گهرجي“ | اجازت ڏيندڙ ٻولي جيڪا صوابديد جي اجازت ڏئي ٿي، غير واضح ذميوارين جو سبب بڻجي ٿي. | ذميدارين جي وضاحت ڪندي واضح، لازمي ٻولي استعمال ڪريو. |
"سخت" | چونڊيل نفاذ جو مطلب آهي، مونجهارو پيدا ڪري ٿو | مڪمل تعميل جو اظهار ڪرڻ لاءِ "مطابق" استعمال ڪريو. |
ابهام اڪثر تڏهن ٿيندو آهي جڏهن لفظن جي وضاحت نه ڪئي ويندي آهي يا انهن جو مطلب مختلف هوندو آهي.
مثال طور، "سڀ ضروري اهلڪار" جو مطلب مختلف ماڻهن کان مختلف ٽيم ميمبرن تائين ٿي سگهي ٿو.
جيڪڏهن توهان اهو نه ٿا چئو ته ڪڏهن ڪجهه ٿيڻ گهرجي، جهڙوڪ "ٻن هفتن جو نوٽيس"، ماڻهو آخري تاريخن بابت بحث ڪري سگهن ٿا.
اهي مسئلا منصوبي کي سست ڪري سگهن ٿا ۽ ان کي وڌيڪ خرچ ڪري سگهن ٿا.
وڌيڪ تفصيل
ڪڏهن ڪڏهن، توهان پنهنجي وضاحت ۾ تمام گهڻيون تفصيلون وجهي سگهو ٿا. جيڪڏهن توهان هر ننڍڙو قدم لکندا آهيو، ته توهان جي ٽيم گم ٿي سگهي ٿي ۽ مکيه خيالن کي وڃائي سگهي ٿي. اهو دستاويز کي پڙهڻ ڏکيو بڻائي ٿو ۽ چونڊ کي سست ڪري ٿو. توهان چاهيو ٿا ته توهان جي وضاحت واضح ۽ پيروي ڪرڻ ۾ آسان هجي، تفصيلن سان ڀريل نه هجي. تمام گهڻي تفصيل دستاويز کي تبديل ڪرڻ کي به ڏکيو بڻائي سگهي ٿي جڏهن شيون تبديل ٿين ٿيون.
مخلوط گهرجون
جيڪڏهن توهان مختلف قسمن جي گهرجن کي گڏ ڪريو ٿا، ته توهان جي ٽيم مونجهارو پيدا ڪري سگهي ٿي. مثال طور، جيڪڏهن توهان فنڪشنل ۽ غير فنڪشنل گهرجن کي هڪ ئي جاءِ تي رکو ٿا، ته ماڻهو شايد اهو نه ڄاڻن ته سڀ کان اهم ڇا آهي. وڏن منصوبن ۾، روايتي ۽ چست گهرجن کي ملائڻ سان شيون وڌيڪ ڏکيون ٿي سگهن ٿيون. هڪ مطالعي مان معلوم ٿيو ته ٽيمن کي تفصيلي منصوبابندي کي چست ڪم جي لچڪدار ضرورتن سان متوازن ڪرڻ ۾ ڏکيائي ٿي. ان ماڻهن کي پريشان ڪيو ۽ منصوبي کي چڱي طرح جاري رکڻ ڏکيو بڻائي ڇڏيو. توهان کي هر قسم جي گهرج کي پنهنجي حصي ۾ رکڻ گهرجي ته جيئن توهان جي ٽيم منظم رهي سگهي.
صلاح: جيڪڏهن توهان انهن غلطين کان پاسو ڪندا، ته توهان جي ٽيم بهتر ڪم ڪري سگهي ٿي، پئسا بچائي سگهي ٿي، ۽ هڪ اهڙي پيداوار ٺاهي سگهي ٿي جيڪا هر ڪنهن جي ضرورتن کي پورو ڪري.
ڪاميابي جا بهترين طريقا
پيشه ورانه شموليت
توهان جي آئي ٽي پروجيڪٽ ٽيم ۾ هميشه ماهر پيشه ور ماڻهو رکو . اهي ماهر توهان کي واضح وضاحت ٺاهڻ ۾ مدد ڪن ٿا. اهي ضرورتن جي عمل جي رهنمائي پڻ ڪن ٿا. تجربيڪار ماڻهن سان ٽيمون بهتر ڳالهائين ٿيون ۽ واضح مقصد مقرر ڪن ٿيون. اهي اسٽيڪ هولڊر لاڳاپن کي منظم ڪن ٿيون ۽ هر ڪنهن کي گراهڪ جي خواهش تي ڌيان ڏين ٿيون. جڏهن توهان پيشه ور ماڻهن کي نوڪري تي رکو ٿا، ته توهان جون گهرجون بهتر ٿي وينديون آهن. اهو پڻ توهان جي منصوبي کي ڪامياب ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو.
صاف ٻولي
پنھنجي وضاحت ۾ سادا لفظ استعمال ڪريو. صاف ٻولي توھان جي ٽيم کي سمجھڻ ۾ مدد ڪري ٿي ته ڇا ضروري آھي. ھر ضرورت کي لکو ته جيئن ھر ڪنھن کي خبر پوي ته ڇا ڪجي. صرف ٽيڪنيڪل لفظن کي استعمال ڪريو جيڪڏھن توھان انھن کي لغت ۾ بيان ڪريو. صاف لفظ توھان جي وضاحت کي پڙھڻ ۾ آسان بڻائين ٿا. اھو توھان کي ھڪڙي پراڊڪٽ ٺاهڻ ۾ مدد ڪري ٿو جيڪا گراهڪن جي ضرورتن کي پورو ڪري ٿي.
منظم گهرجون
پنهنجين گهرجن کي ترتيب ڏيو. هڪجهڙا گروپ گڏ ڪريو ۽ هر حصي لاءِ عنوان استعمال ڪريو. ڊيٽا ڏيکاري ٿو ته منظم گهرجون توهان کي بجيٽ کان وڌيڪ وڃڻ يا آخري تاريخون وڃائڻ جهڙين مسئلن کان بچڻ ۾ مدد ڪن ٿيون. هر ضرورت کي ڪجهه اهڙو بڻايو جيڪو توهان ماپي سگهو ۽ ان تي عمل ڪري سگهو. ضرورتن کي گڏ ڪرڻ ۽ ترتيب ڏيڻ لاءِ ذهن جا نقشا، سروي، ۽ پروٽوٽائپ جهڙا اوزار استعمال ڪريو. هي توهان کي ترقي کي ٽريڪ ڪرڻ ۽ ترقي دوران معيار کي بلند رکڻ ۾ مدد ڪري ٿو.
اسٽيڪ هولڊر تعاون
پنهنجي آئي ٽي پروجيڪٽ جي هر مرحلي تي اسٽيڪ هولڊرز سان ڪم ڪريو. جيڪڏهن توهان انهن کي جلد شامل ڪيو ٿا، ته توهان کي بهتر موٽ ملندي. اهو توهان کي هڪ وضاحت ٺاهڻ ۾ مدد ڪري ٿو جيڪا گراهڪن جي خواهش مطابق هجي. مطالعي مان ظاهر ٿئي ٿو ته گڏجي ڪم ڪرڻ سان بهتر گهرجن ۽ اعليٰ معيار جون شيون پيدا ٿين ٿيون. خيالن حاصل ڪرڻ لاءِ گڏجاڻين، سروي ۽ ورڪشاپس استعمال ڪريو ۽ چيڪ ڪريو ته ڇا توهان جي وضاحت هر ڪنهن جي خواهش مطابق آهي.
صلاح: جيڪڏهن توهان اڪثر اسٽيڪ هولڊرز سان ڪم ڪندا آهيو، ته توهان جلد ئي مسئلا ڳولي سگهو ٿا ۽ نئين ضرورتن کي پورو ڪرڻ لاءِ پنهنجي منصوبي کي تبديل ڪري سگهو ٿا.
ٻيهر جائزو
پنهنجي وضاحتن ۽ گهرجن کي ڪيترائي ڀيرا چيڪ ڪريو. ٽيم جي جائزي ۽ ماهر چيڪ ٻنهي کي استعمال ڪريو. ٻيهر جائزو وٺڻ جو مطلب آهي ته توهان پنهنجي گهرجن کي جانچيو ۽ اپڊيٽ ڪيو جيئن پروجيڪٽ جاري آهي. ڪيتريون ئي ٽيمون ايجائل طريقا استعمال ڪن ٿيون، جن کي تمام گهڻين جائزي ۽ اپڊيٽ جي ضرورت آهي. هي توهان کي غلطيون ڳولڻ، معيار کي بهتر بڻائڻ، ۽ پڪ ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿو ته توهان جو پراڊڪٽ گراهڪن جي ضرورت مطابق آهي.
هڪ مضبوط پروجيڪٽ ڊولپمينٽ وضاحت توهان کي هڪ بهتر پراڊڪٽ ٺاهڻ ۾ مدد ڪري ٿي. توهان قيمت ۽ وقت جو اندازو وڌيڪ آساني سان لڳائي سگهو ٿا. اهو پراڊڪٽ جي منصوبابندي کي آسان بڻائي ٿو. جيڪڏهن توهان سڀ اهم حصا شامل ڪندا آهيو، ته توهان غلطين کان بچندا آهيو. توهان وقت ۽ پئسا پڻ بچائيندا آهيو. سٺيون وضاحتون سڀني کي گڏجي ڪم ڪرڻ ۾ مدد ڪنديون آهن. اهي پڪ ڪن ٿيون ته پراڊڪٽ اهو آهي جيڪو گراهڪ چاهين ٿا. جيڪڏهن توهان بهترين طريقن تي عمل ڪندا ۽ ماهر ماڻهن کي استعمال ڪندا، ته توهان جي پيداوار خاص هوندي. پنهنجي عمل کي جانچڻ لاءِ وقت ڪڍو ۽ پنهنجي ايندڙ وضاحت کي اڃا به بهتر بڻايو.
لوڊ
منصوبي جي ترقي جي وضاحت ڇا آهي؟
هڪ منصوبي جي ترقي جي وضاحت توهان جي ٽيم کي ٻڌائي ٿي ته ڇا ٺاهڻو آهي. اهو منصوبي لاءِ مقصد، خاصيتون ۽ ضابطا درج ڪري ٿو. هي دستاويز هر ڪنهن کي ڄاڻڻ ۾ مدد ڪري ٿو ته ڇا ڪجي ۽ گڏجي ڪم ڪجي.
توهان کي پنهنجي وضاحت ۾ لغت جي ضرورت ڇو آهي؟
هڪ لغت مونجهاري کي روڪڻ ۾ مدد ڪري ٿي. اها منصوبي ۾ خاص لفظن يا اصطلاحن جي وضاحت ڪري ٿي. جڏهن هرڪو ساڳيو لفظ استعمال ڪري ٿو، ٽيم بهتر ڪم ڪري ٿي ۽ گهٽ غلطيون ڪري ٿي.
توهان کي پنهنجي وضاحت کي ڪيترا ڀيرا اپڊيٽ ڪرڻ گهرجي؟
جڏهن پروجيڪٽ ۾ تبديلي اچي ته توهان کي پنهنجي وضاحت کي اپڊيٽ ڪرڻ گهرجي. باقاعده اپڊيٽ توهان جي ٽيم کي ٽريڪ تي رهڻ ۾ مدد ڪن ٿا. هي غلطيون روڪي ٿو ۽ پروجيڪٽ کي اڳتي وڌائي ٿو.
ڪنهن کي وضاحت جو جائزو وٺڻ گهرجي؟
ڊولپرز، ٽيسٽرز، ڪاروباري مالڪن، ۽ ٻين اسٽيڪ هولڊرز کي وضاحتن جو جائزو وٺڻ گهرجي. انهن جي راءِ توهان کي غلطيون ڳولڻ ۽ دستاويز کي بهتر بڻائڻ ۾ مدد ڪري ٿي.
جيڪڏهن توهان غير فعال گهرجن کي ڇڏي ڏيو ٿا ته ڇا ٿيندو؟
جيڪڏهن توهان غير فعال گهرجن کي ڇڏي ڏيو ٿا، ته شايد توهان جي پيداوار سٺي نموني ڪم نه ڪري. توهان کي رفتار، حفاظت، يا معيار سان مسئلا ٿي سگهن ٿا. پنهنجي پيداوار کي بهتر بڻائڻ لاءِ هميشه انهن گهرجن کي شامل ڪريو.
